Kemaren saya cerita ttg komputer saya yang sedang dalam kondisi tak terawat. Berkas berantakan dimana-mana, setidaknya dalam standar kategorisasi berkas yg saya punya. Sekarang saya akan mendetilkan dimana sih titik susahnya, mungkin dari satu (saya sendiri) bisa memahami, apa yang saya mau dari manajemen berkas komputer ini.

Gambar di atas adalah tangkapan layar dari folder “Blog” di komputer saya. Folder ini, idealnya, menyimpan segala berkas yang berkaitan dengan artikel di blog saya. Saat ini folder “Blog” berantakan dan membuat saya pusing file apa yang mana buat apa.

Yang menjadi bingung pertimbangannya adalah bagaimana cara mengelompokkan berkas-berkas tersebut. Seperti tampak di atas, paradigma sekarang adalah pengelompokan dengan judul artikel. Namun, dapat dilihat bahwa paradigma ini tidak terlalu bagus karena artikel itu bisa menjadi sangat banyak. Contohnya saya blog ini sekarang punya 470 artikel terpublikasi dan 25 artikel draft.

Saya tidak suka satu folder berisi terlalu banyak file/subfolder. Kenapa? Susah nanti nyari folder apa tentang apa.

Di tangkapan layar juga tampak ada folder _published untuk menyimpan berkas-berkas blog yang artikelnya sudah dipublikasi. Dimasukkan ke folder sendiri tujuannya supaya tidak mengganggu folder artikel yg masih draft. Biar yang draft bisa dikembangkan menjadi artikel beneran.

Beberapa file/folder harusnya masuk ke folder _published karena well, mereka udah dipublikasi. Adanya berkas berkaitan dg artikel terpublikasi yang tidak di folder _published, menunjukkan mood saya yg sedang malas beres-beres berkas.

Namun, ini menimbulkan masalah yakni ketidakseimbangan pohon folder. Maksudnya, si folder _published ini kan selevel sama folder artikel, terus di dalam folder _published ada lagi folder artikel lain. Nah kan nggak seimbang tuh! That irritates me…

Masalahnya kalau bikin folder _draft untuk menyeimbangkan pohon, jadinya folder blog ini cuma punya dua upafolder. Dan kedalaman level pohon juga bertambah untuk mengakses folder artikel draft. Saya lebih cenderung ke flat organisation, nggak suka dalam-dalam foldernya. That’s another problem…

By the way, nama foldernya dikasih underscore (_published) supaya dia terlihat berbeda dari folder-folder lain. Kan jelas beda tuh type foldernya, jadi kalau namanya “Published”, folder ini bakal ada di tengah-tengah dan bakal diluted di antara folder-folder draft.

Oh ya, nama si folder draft juga bukan judul artikel, lebih ke general idea artikel itu nanti ttg apa. Jadi disini agak rancu juga (soalnya judul artikel belum tahu, kan masih draft). Lagipula, kalau judul artikel nanti panjang dong.

Terakhir, dapat dilihat dengan jelas bahwa banyak stray file disana. File yang nggak masuk ke folder manapun. Saya sangat jengkel dengan hal tersebut. Contoh lain adalah skrinsyut Drive E di bawah berikut (yg saya pos di artikel sebelumnya).

Masa di Root Drive ada file!!!

Namun, kadang susah lho menentukan file ini masuk kemana. Kadang dibutuhkan dibeberapa folder. Kadang nggak ada folder yang butuh. Mau buat folder baru? Kok sayang, nanti tambah banyak foldernya dan kalau isi folder barunya cuma seumprit kok makin males.

Jadi dari analisis di atas bisa diketahui minimal tujuh kriteria manejemen berkas:

1. Logical structure: berkas dikelompokkan berdasarkan paradigma tertentu, misal judul artikel, tema, event kejadian dll
2. Minimum and aximum number: jangan kedikitan dan kebanyakan file/subfolder di dalam folder
3. Balanced tree: setiap subfolder di folder peran atau cakupannya sama
4. Flat structure: jangan dalam-dalam pohonnya
5. Special naming: kalau ada folder spesial, harus mudah diketahui bahwa itu spesial
6. Logical and brief naming: nama berkas harus sesuai paradigma tetapi singkat padat dan jelas
7. No stray file: semua masuk ke dalam subfolder

Hm. Saya juga baru tahu kalau kriterianya sebanyak itu. Susah juga nih, makin malas mau bersih-besih. Haha…

Kriteria majemen berkasmu gimana?