Selain lulus TA dan sidangnya, pasti banyak lagi yang harus diurus untuk persiapan wisuda. Sayangnya entah kenapa, informasi mengenai hal ini terpisah-pisah dan kalau belum dijalani ya belum tahu apa syarat administrasi sidang. Mungkin karena perihal wisuda berkaitan dengan lebih dari satu lembaga (internal kampus) jadi ya terpisah-pisah.

Disini saya ingin memaparkan sedikit apa yang saya urus menjelang wisuda ini. Hal ini hanya membahas persyaratannya saja ya (dan akan dimutakhirkan jika ada info tambahan), bukan membahas isu-isu dan urban legend mengenai wisuda itu sendiri, seperti bisa nggak uang semester nol SKS nya balik sejuta (pada Wisuda Oktober 2012 hal ini sangat simpang siur), dll. Semoga info yang saya tulis ini masih valid ketika anda membacanya (jika ada yang salah, mohon dikoreksi).

Pengumpulan Revisi

Setelah sidang, event yang dialami oleh hampir semua mahasiswa adalah menyelesaikan revisi, maksimal selama dua minggu setelah tanggal sidang. Apa yang dikumpul saat revisi? Sayangnya info ttg. hal ini suka terlambat diberitahu. Hal-hal yang dikumpul adalah:

1. Satu buah Buku Laporan, yang telah dijilid hardcover dan disahkan oleh dosen pembimbing. Untuk ITB warna kover adalah biru dongker (nomor warnanya saya tidak tahu, mengutip bapak TU “tukang potokopiannya tahu lah“) dan warna tulisan depan emas. 
2. CD Tugas Akhir yang isinya:
   1. Softcopy buku laporan, pdf
   2. Softcopy ringkasan TA, alias makalah, doc
   3. Poster TA, jpg
   4. Abstrak Bahasa Indonesia dan Inggris, kayaknya doc
   5. Softcopy pas photo, jpg < 90KB
   6. Program atau produk TA
   7. Buku Acuan Teknis lainnya, jika ada

   Komentar masalah format: Butir 1 jelas tertulis pdf. Butir 2 dan 3 – doc dan jpg tidak tertulis, cuma kata TU. Butir 3 kayaknya boleh png, masak nggak. Ukuran poster A2 ya. Butir 4 saya nebak saja. Butir 5 jelas tertulis.  Saya tidak tahu maksud item ke-7 apa. Penamaan dan pengelompokkan seperti tidak diatur, jadi terserah.

Informasi diambil dari sumber stei.itb.ac.id/stei/survey-wisudawan/. Untuk fakultas selain STEI, mungkin bisa cek situs fakultas masing-masing atau tanya TU.

Persyaratan Administrasi

Masih dari sumber yang sama (dan sumber surat edaran pada wisuda yang bersangkutan, untuk April 2013 adalah surat edaran wisuda April 2013 nomor: 0086/I1.C07.1/PP/2013, persyaratan administrasi yang harus dilengkapi di prodi untuk dibolehkan mengalami wisuda adalah:

1. Mengisi Data Wisudawan. Apabila ada NAMA dan Tempat Tgl Lahir yg tidak sesuai dengan Data Wisuda, bawa fotokopi Akte Kelahiran.
2. Melakukan pengecekan Data Nilai dan di TTD ybs
3. Menyerahkan Kartu Perpustakaan dicap bebas pinjam
4. Bukti Penutupan Rekening mhs S1
5. Pas Foto terbaru 4×6 hitam putih (4 lembar)
6. Softcopy pas foto 4×6 ( < 90 kb) silahkan kirim ke email irma@stei.itb.ac.id dan titi@stei.itb.ac.id, supaya cepat diproses.

Syarat nomor 1 sebenarnya agak misleading. Jadi data wisudawan itu sudah ada, kita tidak perlu mengisi. Cuma kita ke TU, cek data print-an yang dikasih. Kalau ada yang salah, ya perbaiki. Kalau ada yang kurang, ya tambahi. Kalau sudah benar, baru ditanda tangai. Begitu saja. Oh ya, biar aman langsung aja bawa fotokopi akte lahir, biar bisa dicocokin.

Syarat nomor 2 juga sama dengan nomor 1. Tapi saya tidak yakin, nilai yang udah dicetak apa nggak. 😀 Hal yang agak ambigu di bagian ini adalah nilai TA yang tercetak: masih T. Entah itu pas saya lihat saja, atau memang begitu, biar surprise nilai TA-nya berapa nanti.

Syarat nomor 3 dan 4 ini memang misterius. Metode pengurusannya diwariskan dari angkatan ke mulut eh angkatan ke angkatan, mulut ke mulut. Kecuali, Anda langsung tembah mengurus tanpa pusing infonya nol. Lihat dibawah untuk info yang saya dapatkan.

Syarat nomor 5 dan 6 udah jelas lah ya…

Kartu Perpus? Hilang euy…

Dahulu, semua anak ITB diwanti: jika kartu perpus (pusat) hilang, cara mengurusnya adalah harus meminta surat kehilangan dari ke-12 perpustakaan fakultas ITB. Entah, anak zaman 2009 ke bawah masih ditakut-takuti seperti itu.

Tapi kartu perpus hilang? Kayaknya untuk anak tingkat akhir biasa ya… 😀

Bagaimana mengurus kartu perpus bebas pinjam? Prosedurnya tidak terpatri di batu manapun, jadi harus mencoba lakukan langsung baru tahu. Berikut yang saya alami.

Pastikan Anda punya KSM. Nol SKS dan belum ambil KSM? Ya ambil dulu di TU. Kalau KSM ilang? Hmm, susah juga… Nggak tau deh.

Sudah siap? Lanjut.

Asumsi kartu perpus hilang, baik kartu perpus pusat maupun fakultas. Dengan demikian, kita harus bikin kartu lagi. Caranya, baaw KSM dan datangi dulu perpus daerah (baik fakultas mapun jurusan atau kalau ada anaknya lagi). Bilang mau minta keterangan bebas pinjam tapi kartunya hilang. Nanti dibuatin kartu anggota (kita seperti mendaftar perpus dari awal, hanya langsung ada cap bebas pinjam di form pendaftaran anggota perpusnya), dan lamgsung di cap bebas pinjam. Bayar 5000.

Kemdian, pergi ke perpustakaan pusat. Karena cuma mau mengurus kartu bebas pinjam, tas nggak usah dititip nggak papa (kata penjaganya, apalagi kalau bawa laptop). Lalu, tunjukkin ke resepsionis perpus pusat KSM dan kartu perpus daerah tadi.

Kalau kartu perpus pusat hilang, buat lagi dan diminta bayar 5000. Jika ada, tunjukkan kartu perpus pusat kesayangan Anda tersebut dan bayar 1000. Setelah KSM dan kartu perpus daerah di-skimming sebentar, langsung dicap bebas pinjam di sisi depan kartu perpus pusatnya. Sudah deh, cepet kok.

Setelah itu, langkah terakhir adalah datang lagi ke perpus daerah untuk mencap bebas pinjam (juga) di sisi belakang kartu perpus pusat tadi. Disini cepet juga, tinggal cap. Hasil akhir adalah seperti gambar di bawah:

Yang saya tidak tahu adalah kenapa kartu perpus pusat harus dicap juga di daerah. Mungkin karena mahasiswa fakultas jadi harus dapet pembebasan dari fakultas juga. Atau jangan-jangan selama ini kita bisa minjem buku di perpus fakultas pake kartu perpus pusat? Woh, baru tahu saya.

Saya juga tidak tahu persis dengan peraturan di fakultas lain, bahkan di daerah elektro (yang perpus fakultasnya sama dengan informatika) ada surat “Tanda Bebas Pinjam”-nya. Mereka mengaku minta itu di TU. Pas saya minta ke TU juga (TU IF tapi), malah dimarahi. Hmm… Mungkin kalau perpus fakultas punya anak lagi, kerjaannya lebih ribet. Silakan kunjungi perpus kesayangan Anda.

Terakhir saya tidak tahu apakah bayar 5000 (dan 1000) tadi itu untuk administrasi pendaftaran anggota baru, atau admin bebas pinjam, atau gimana. Tidak ada peraturan yang jelas yang diacu sama petugasnya nih.

Syarat Menutup Rekening

Satu lagi syarat admin wisuda yang tidak terpatri di batu adalah syarat menutup rekening. Karena rekening itu punya bank, pasti ada syarat lain-lain lagi dong. Anda harus dateng kesana, bingung, tanya satpam, dan kalau apes harus antri dulu baru tiba-tiba dikasih tau, syaratnya belum bawa mas?

Untuk Anda angkatan 2010 ke bawah beruntung ya tidak harus mengurus penutupan rekening ini. Sayangnya KTM Anda tidak keren, tidak bisa jadi ATM, haha… Kacian..

EHM… Syarat yang harus dibawa saat menutup rekening adalah.

1. Fotokopi KTM
2. Fotokopi KSM
3. Fotokopi KTP
4. SKL (Surat Keterangan Lulus)
5. Buku tabungan yang asli

Syarat nomor empat agak membingungkan ya? Soalnya setelah sidang nggak dikasih kan? Biasanya kalau kita bikin SKL dengan cara normal, kan memakan waktu minimal tiga hari.

Pada saat saya ke BNI kemaren, kata satpamnya sih kalau sudah sidang boleh pake surat keterangan sidang. Saya nyambungnya sih berita acara sidang yang dikasih setelah sidang juga boleh. Eh, ternyata setelah dikopi sama mbak-mbak customer service-nya harus SKL katanya. Lucky for me, saya pernah buat SKL sebelumnya untuk keperluan lain (yg ternyata nggak kepake). Jadi saya tidak harus balik lagi. Untuk Anda, yang akan mengurus penutupan rekening, sebaiknya Anda mengurus SKL dahulu.

Update 7 Maret 2013: Ternyata untuk peserta sidang SKL tidak dibuatkan satu per satu. Satu SKL berisi daftar nama orang yang sudah sidang. Jadi kita tidak perlu mengurus SKL sendiri-sendiri, tinggal ambil di TU. Sayangnya, sepertinya kalau satupun di antara peserta sidang tadi belum ada yang ke TU dan minta, ya belum dibuatin. Jadi segeralah meminta dan berdoa kalau TU-nya sudah buat duluan sebelum ada yang meminta.  Untuk fakultas lain? Semoga sama begitu juga ya.

Nanti, saat menutup rekening Anda akan ditawari untuk melanjutkan rekening ke Tabungan Plus atau tutup saja. Kalau lanjut bisa ke Tabungan Plus Muda atau yang biasa. Bedanya kayaknya cuma biasa administrasi yang lebih murah (muda: berapanya saya lupa vs biasa: 10.000), hanya saja saat umur 25 tahun harus diurus lagi untuk pindah ke tabplus biasa. Melanjutkan rekening ini berarti nomor rekening yang Anda miliki tidak berubah. Sayangnya, untuk melanjut ke BNI Syariah harus menutup dulu rekening baru dibuka lagi, jadi nomornya berubah. Saya tidak tahu apakah harus pindah bank atau bisa di BNI ITB juga untuk mengurus pindah ke BNI Syariah ini. Saya keburu kecewa saat mbaknya bilang tidak bisa dipindah ke syariah sih.

Lain-lain…

Ya begitulah persyaratan administrasi wisuda yang saya urus kemaren. Sebenarnya masih ada beberapa lagi. Di bawah formulir data wisudawan, masih ada beberapa item yang belum diumumkan, misana uang iuran wisuda, kuesioner alumni, dan exit survey. Belum ada kabar karena memang belum pasti tata-cara dan jumlahnya. Katanya sih bakal mepet-mepet tanggal wisuda.

Yang kuesioner dan survey ini juga masih belum jelas. Menurut pendahulu, mereka mengisinya di kopian hard, terus dikumpul. Yang sekarang, belum ada pengumuman. Katanya bisa diakses di stei.itb.ac.id/alumni, tapi exit surveynya berpassword tuh. Apa passwordnya? Kuesioner alumni juga belum terdaftar, harus daftar dulu atau gimana nih.

Segitu dulu laporan dari lapangan. Jika ada perubahan, artikel ini bakal dimutakhirkan.

Selamat mengurus wisuda.